Datenschutzhinweise
Diese Hinweise gelten für die Website pilot.intertours.travel und das darauf bereitgestellte Werkzeug TravelPilot.
Verantwortlicher
Intertours Reisen & Events GmbH, Hanauer Landstraße 172, 60314 Frankfurt am Main, Deutschland, Telefon +49 (0) 69 20 747, E-Mail info@intertours.de. Weitere Angaben finden Sie im Impressum.
Rollen und Rechtsgrundlagen
Intertours als Auftragsverarbeiter. Für die Daten, die ein Unternehmen im Rahmen seiner Nutzung von TravelPilot verarbeitet – Konten seiner Nutzerinnen und Nutzer, Regeln, Freigaben, Änderungsprotokoll und die Tageszähler der Browser-Erweiterung –, ist das jeweilige Unternehmen Verantwortlicher. Intertours verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Weisung des Unternehmens. Die Rechtsgrundlage legt das Unternehmen fest; Mitarbeitende wenden sich mit Anliegen zu diesen Daten bitte zuerst an ihr Unternehmen.
Intertours als Verantwortlicher. Eigenständig verantwortlich ist Intertours für den Betrieb und die Sicherheit der Website (Server-Protokolle, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), für die Ansprechperson und die Vertragsabwicklung mit dem Unternehmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), für den Versand von Anmeldecodes (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie für die Auswertung zusammengefasster Kennzahlen ohne Personenbezug und die Unterstützung bei Verbesserungsmaßnahmen nach den Nutzungsbedingungen Ziffer 6.2 und 6.6 (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse: Betrieb, Unterstützung der Kunden und Verbesserung von TravelPilot).
Datenschutzbeauftragter
DataGAP GmbH, Bessemerstr. 51, 1. OG, 12103 Berlin, Deutschland, Telefon +49 30 - 577 10 513, www.datagap.de
Welche Daten verarbeitet werden
Nutzerinnen und Nutzer der Verwaltung (Kunden). Für Anmeldung und Rollenverwaltung verarbeiten wir Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Rolle, Sprache und die Zeitpunkte von Anmeldungen. Änderungen an Regeln, Freigaben und Einstellungen werden mit Zeitpunkt und handelnder Person im Änderungsprotokoll festgehalten (36 Monate).
Ansprechperson für Intertours. Je Unternehmen speichern wir eine Ansprechperson (Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, optional Funktion und Telefonnummer) Die Angabe ist nach den Nutzungsbedingungen Voraussetzung für die kostenlose Basisversion (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir nutzen diese Angaben für Anfragen, Vertrag, Betrieb und Ihr Paket; Werbung nur mit gesonderter Einwilligung. Das Unternehmen kann die Ansprechperson jederzeit ändern.
Mitarbeitende mit der Browser-Erweiterung. Die Erweiterung zählt lokal im Browser, wie oft Hinweise oder Sperren auf bestimmten Buchungswebsites ausgelöst wurden und – wenn jemand außerhalb des Firmentools weitermacht – welcher der vorgegebenen Gründe gewählt wurde. Übertragen werden nur Tageszähler je Website und Regel; ein Grund ist eine feste Kategorie ohne Freitext. Es werden keine vollständigen URLs, Suchbegriffe, Reiseziele, Namen, Nutzer- oder Gerätekennungen übertragen. Mitarbeitende benötigen kein Konto. Die Zuordnung der Erweiterung zum Unternehmen erfolgt über eine zentrale Richtlinie der Unternehmens-IT oder einen einmaligen Einladungscode; zu Installationen speichern wir nur eine zufällige Kennung, die Browserfamilie, Datum und Status. Tageszähler werden 25 Monate aufbewahrt.
Freigabe- und Berichtslinks. Wer einen Freigabe- oder Berichtslink öffnet, erhält ein technisch notwendiges Cookie für die Dauer der Sitzung (höchstens 2 bzw. 4 Stunden). Angaben in einer Freigabeentscheidung (Name, Entscheidung, Kommentar) werden im Änderungsprotokoll gespeichert.
Speicherung. Die Daten liegen in einer Datenbank in Frankfurt am Main (eu-central-1). Es gibt keine Analyse- oder Marketingdienste.
Aufruf der Website (Server-Protokolle)
Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hostinganbieter technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Datei, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem, verweisende Seite. Zweck ist die Auslieferung und Sicherheit der Website; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden vom Hostinganbieter nach dessen Standardfristen gelöscht. Hostinganbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (Serverfunktion in Frankfurt am Main (Region fra1)). Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung; für Übermittlungen in die USA gelten der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. Standardvertragsklauseln.
Cookies
Wir setzen nur technisch notwendige Cookies: Anmeldesitzung, gewählte Sprache (tp_locale), gewählte Organisation (tp_org) sowie befristete Sitzungen für Freigabe- und Berichtslinks (tp_approve, tp_share). Es gibt keine Analyse- oder Marketing-Cookies.
E-Mails
Anmeldecodes, Einladungen sowie Freigabe- und Berichtslinks versenden wir per E-Mail über den Dienstleister Resend (Absenderdomain mail.intertours.travel, Versand aus der Region Irland). Verarbeitet werden die Adresse der Empfängerin bzw. des Empfängers, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie Zustellprotokolle. Öffnungs- und Klickverfolgung sind ausgeschaltet; Links in den Nachrichten werden nicht umgeleitet. Zweck ist die Anmeldung und die Durchführung der von Ihnen bzw. Ihrem Unternehmen angestoßenen Abläufe (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO). Die Zahl der Nachrichten je Unternehmen und Empfänger ist begrenzt.
Serviceanfragen
Stellt ein Unternehmen in TravelPilot eine Serviceanfrage an Intertours, verarbeiten wir Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der anfragenden Person und die Nachricht, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sofern aktiviert, wird das Intertours-Team darüber in Microsoft Teams (Microsoft 365 von Intertours) benachrichtigt.
Empfänger und Unterauftragnehmer
Die eingesetzten Dienstleister sind auf der Seite Unterauftragnehmer aufgeführt.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich dazu an info@intertours.de oder an unseren Datenschutzbeauftragten.
Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Für uns zuständig ist: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, www.datenschutz.hessen.de.
Stand: 18.10.2026 · pilot.intertours.travel